CARA MENGATASI MUTASI SISWA, SISWA GANDA ,SISWA HILANG DAN HAPUS SISWA

Saat ini para operaior dibuat pusing dengan sistem yang ada di Web Emis Madrasah yang selalu ERROR. Seandainya menu yang terdapat pada Web Emis sudah sempurna, mungkin saya tidak akan membuat solusi seperti yang akan saya paparkan berikut.

Pada saat kita melakukan mutasi siswa mungkin akan muncul notifikasi seperti gambar di bawah ini. Yang artinya penyimpanan data yang telah kita eksekusi akan menimbulkan tanda tanya. Mengalami kegagalan.ataukah memang berhasil?

Sementara data CAPESUN harus selesai sesegera mungkin, sedangkan sistem masih kurang bersahabat/masih dalam proses penyempurnaan. Maka  salah satu langkah yang saya tawarkan agar dapat  mengatasinya adalah :

1.       1, Lengkapi dulu Profil lembaga, terutama sarpras (pembuatan kelas dan rombel)

Masuk ke menu Rincian Data Ruangan

2.      2 Setelah kelas dan rombel terbentuk, maka langkah selanjutnya adalah masuk ke menu siswa aktif. Utamakan pada kelas akhir, karena data Capesun diambil dari siswa kelas akhir

Perlu diketahui, bahwa data siswa aktif yang ada di Web Emis adalah hasil integrasi data siswa tahun sebelumnya. Mereka hanya menempati tingkat/kelas tetapi belum menempati rombelnya masing-masing. Maka harus kita eksekusi terlebih dahulu dengan memindahkan ke rombelnya masing-masing

Untuk kasus jumlah siswa yang tidak mengalami perubahan, pekerjaan selesai sampai di sini. Jadi tinggal perbaiki data siswa saja.

UNTUK KASUS MUTASI

3.       3. dentifikasi terlebih dahulu jumlah data yang akan dieksekusi. Jika dalam satu rombel jumlah siswa mutasi keluar = jumlah siswa mutasi masuk maka cukup dengan mengganti data siswa mutasi keluar dengan data siswa mutasi masuk.

Jika dalam satu rombel Siswa mutasi keluar lebih banyak maka cukup dengan cara memindahkan siswa tersebut ke rombel lain  yang telah kita buat.  Misal memindahkan siswa kelas 12 rombel 1 ke kelas  11 rombel 1.

 Pada kasus ini dapat pula dilakukan pada siswa yang putus sekolah, karena saat ini menu delete siswa belum ada pada aplikasi.

Tetapi cara menghapus siswapun dapat dilakukan dengan cara lain :

Siswa drop out bisa kita anggap sebagai siswa yang telah lulus. Untuk menghilangakan data dari kelas 12, maka langkah yang dilakukan adalah dengan meluluskannya. Berikut langkahnya: 

Masuk pada menu Kesiswaan - pilih Luluskan Siswa - setelah muncul data, silahkan berikan ceklist pada siswa yang ingin didelete - lalu Pilih Luluskan.

Setelah berhasil, kita cek pada menu Siswa Lulus - dan pada barisan paling bawah sudah terdapat nama siswa  yang di delete tadi. (Dan tentunya, jumlah siswa kelas 12 sekarang telah berkurang). Dan jika ingin membatalkan delete, cukup chek list siswa tadi pada menu ini dan klik batalkan kelulusan.

Jika siswa yang ingin dihapus adalah siswa kelas 10/11, pindahkan dulu siswa tersebut  ke kelas 12.

Perlu diperhatikan, untuk siswa yang benar-benar mutasi ke sekolah lain, segera edit nama dan data siswa yang telah dipindahkan ke rombel lain tersebut dengan nama lain (pakai nama saya juga terserah. He,he,he…). Jika tidak melakukan edit data akan ada kemungkinan terjadi data ganda pada lembaga lain.

Jika siswa pada kelas akhir kurang/ada yang hilang, cukup pindahkan siswa dari kelas dibawahnya ke kelas tersebut dan edit datanya sesuai siswa yang hilang tersebut.

Dengan cara ini maka siswa yang ada pada kelas akhir (capesun) akan cukup. Tinggal menunggu kapan menu downloadnya akan muncul.

Jumlah siswa yang terdapat pada kelas dibawahnya, biarkan saja. Kita menunggu sampai menu tambah siswa baru akan muncul.

Jika menu tambah siswa baru telah muncul, maka jika siswa pada kelas 11 harus ada yang dikeluarkan, cukup pindahkan ke kelas 10 dan edit namanya menjadi data siswa baru. begitu sebaliknya

Cara diatas dapat dilakukan pula pada siswa hilang/siswa ganda.

Catatan :

1.      --- Untuk RA, MI dan MTs bisa menyesuaikan

2.       --Solusi di atas terpaksa kita lakukan hanya sekedar untuk MENYELAMATKAN DATA CAPESUN. Tapi jika menu-menu pada aplikasi web emis madrasah telah sempurna, mungkin maka cara-cara di atas mungkin sudah tidak berlaku lagi.
----- jika tetap menggunakan menu mutasi silahkan, menurut salah satu sumber data tetap tersimpan. hanya penjelasan databasenya saja yang masih dibenahi oleh team emis
------ untuk input siswa baru, jika tidak muncul-muncul juga menu tambah siswa maka dapat dilakukan dengan dara mutasi. setelah masuk namanya edit menjadi kelas 10

WARNING !!!
sebaiknya solusi diatas dilakukan jika memang kepepet dan belum ditemukan cara lain

Semoga bermanfaat. Terima kasih